Une tablette partagée en entreprise est un appareil de la société utilisé à tour de rôle par plusieurs salariés : équipes en horaires décalés, accueil, atelier, terrain. Elle réduit le nombre d’appareils à acheter et à gérer, à condition de séparer les sessions et de piloter le parc à distance.
Le déploiement tient en cinq étapes : choisir le mode de partage, sélectionner l’appareil, l’inscrire dans un outil de gestion, cloisonner les données de chacun, puis fixer les règles d’usage.
Étape 1 : définir l’usage et le mode de partage d’une tablette
Une tablette partagée peut fonctionner de trois façons. L’appareil commun n’a aucun compte personnel : tout le monde utilise la même session. Le mode multi-utilisateur ouvre une session par salarié. Le mode kiosque verrouille une ou quelques applications et ne laisse rien d’autre à l’écran.
Le choix dépend du poste. Un comptoir d’accueil ou une prise de commande se contentent du mode kiosque. Un inventaire en équipes postées demande plutôt des sessions séparées, pour savoir qui a saisi quoi. L’appareil commun convient à une consultation simple, sans donnée personnelle.
Le partage fait aussi baisser la facture : si chaque tablette sert à deux postes, une flotte de 30 tablettes passe à 15. Pour les équipes qui doivent échanger pendant la session, les documents partagés en direct sur tablette montrent ce que le travail de groupe change dans la configuration.
Étape 2 : choisir un appareil adapté au partage
Une tablette de particulier n’est pas toujours prête pour un usage collectif. Cinq critères permettent de trier avant l’achat :
- La prise en charge native du multi-utilisateur ou du mode kiosque par le système de la tablette.
- La compatibilité avec l’outil de gestion de flotte que l’entreprise a retenu.
- Un stockage suffisant pour héberger plusieurs sessions, et une autonomie qui tient un poste complet.
- Une version durcie (coque renforcée, étanchéité) si l’appareil circule en atelier ou sur le terrain.
- Une durée de mises à jour de sécurité annoncée par le fabricant, car l’appareil restera plusieurs années en service.
Si la tablette sert aussi aux réunions, la façon de partager l’écran en réunion est un test utile à faire avant de valider le modèle.
Étape 3 : inscrire les tablettes dans un outil de gestion de flotte
La CNIL recommande de mettre en place un système de gestion des appareils mobiles, appelé MDM, pour uniformiser les configurations et maîtriser le niveau de sécurité des appareils connectés. Dès que plusieurs salariés se partagent des tablettes, régler chaque appareil à la main n’est plus tenable.
L’outil enrôle chaque tablette, applique des profils et des restrictions, déploie les applications à distance et pousse les mises à jour. En cas de perte ou de vol, il permet de verrouiller l’appareil et d’effacer ses données à distance, un mécanisme que la CNIL cite parmi ceux qui limitent l’impact d’une perte.
Le point de départ est un profil type par usage (accueil, atelier, inventaire), appliqué à toutes les tablettes d’un même groupe. Une nouvelle tablette est alors prête à servir dès son inscription.
Étape 4 : ouvrir une session par salarié et cloisonner les données
En mode multi-utilisateur, chaque salarié se connecte avec ses identifiants professionnels. Un code de déverrouillage ou un code à usage unique évite qu’un collègue ouvre la session d’un autre. La CNIL demande d’activer le verrouillage automatique du terminal et d’exiger un secret pour le déverrouiller : sur une tablette partagée, ce verrouillage se déclenche après une courte inactivité.
La déconnexion automatique en fin de poste et l’effacement des données de la session évitent qu’un salarié retrouve les fichiers du précédent. Les documents de travail restent sur le serveur ou le cloud de l’entreprise, pas sur l’appareil : la CNIL préconise justement des espaces de stockage partagés accessibles en nomadisme.
Les sauvegardes régulières d’une tablette restent utiles pour les réglages et les applications. La CNIL déconseille en revanche d’utiliser les services cloud installés par défaut comme outil de sauvegarde sans avoir analysé leurs conditions et leurs engagements de sécurité. Pour aller plus loin, les pratiques de protection des données de l’entreprise couvrent le reste du système d’information.
Étape 5 : fixer les règles d’usage et les responsabilités
Une charte d’utilisation dit ce qui est autorisé, interdit les comptes personnels et explique quoi faire en cas de perte ou de vol. Annexée au règlement intérieur, elle peut servir de base à une sanction disciplinaire. Elle suppose alors l’avis du CSE, sa transmission à l’inspection du travail et, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, son dépôt au greffe du conseil de prud’hommes.
L’employeur doit aussi informer les salariés des dispositifs de surveillance informatique avant de les utiliser (article L.1222-4 du Code du travail). Si l’outil de gestion collecte des données, comme la localisation ou un journal d’usage, cette information couvre aussi le volet RGPD.
Reste l’organisation matérielle. Un point de rangement et de recharge fixe évite les tablettes oubliées à plat ou égarées. Un nettoyage de l’écran entre deux utilisateurs, avec un produit adapté, limite le partage des traces et des germes. Un responsable du parc désigné par l’entreprise suit les entrées et les sorties.
Former les équipes à ces règles se fait mieux avec des outils et formations adaptés qu’avec une simple note affichée près du chargeur.
Une fois la charte signée, le parc tient seul : l’outil de gestion applique les profils, les sessions se ferment à la fin du poste et le responsable n’intervient que sur les pertes et les remplacements.
