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Organisateur d’évènements : ses missions

L’événementiel est un domaine très vaste qui touche la sphère privée comme professionnelle. Un organisateur d’événements est ainsi un professionnel dont le rôle principal peut paraitre évident. Or, ses missions s’avèrent bien plus vastes et complexes en réalité. De plus, grâce à l’étendue de son domaine d’intervention, différentes opportunités s’offrent à lui pour faire évoluer sa carrière. Focus sur les missions de l’organisateur d’événements dans cet article.

Les principaux rôles d’un organisateur d’événements

L’organisateur événementiel a pour principal rôle d’organiser des événements et de mettre en œuvre des opérations de communication. Il peut travailler dans une agence événementielle ou à son compte. Font partie de ces événements : l’organisation de séminaire, le voyage incentive, les formations, le gala, les lancements de produits, le salon professionnel, les manifestations sportives, etc.

Comme l’expliquent les professionnels de chez Event Success, l’organisateur d’événements doit pouvoir répondre à tous les besoins des clients. Au-delà de cela, il doit aussi savoir se démarquer et proposer de nouvelles idées pour anticiper les besoins, proposer des idées originales et faire en sorte que l’événement se démarque. L’organisateur va diriger les opérations et régler les moindres détails pour que l’événement soit une véritable réussite. Concrètement, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il doit, entre autres :

  • trouver le lieu idéal (la ville, la salle de réunion, les loisirs pour le team building…),
  • concevoir le déroulement de l’événement (planning, animations…),
  • gérer le budget du client,
  • faire appel à différents fournisseurs, prestataires et techniciens, locataires…

Il doit soigner chaque détail pour assurer la réussite de l’événement et la satisfaction de chacun des clients. Il doit contrôler toute l’organisation et surtout, faire face aux imprévus qui sont très courants dans l’événementiel.

Quelles sont les compétences d’un bon organisateur d’événements ?

L’organisateur d’événements fait généralement partie d’une agence. La plupart du temps, il travaille dans une société événementielle, une agence de communication ou une société de publicité. Dans la réalisation de ses différentes tâches, il doit d’abord être polyvalent et plein de ressources. En effet, il doit réaliser différentes tâches et notamment faire face à différents imprévus.

L’organisateur doit se montrer très réactif et savoir s’adapter à différentes situations comme les changements de dernière minute en lien avec les conditions météorologiques, les retards de livraison… Son travail commence bien avant l’événement, le jour J et après. En effet, il doit aussi débriefer, faire un bilan des résultats obtenus ou encore solliciter des retours de la part des participants.

Il doit aussi avoir un sens du relationnel. En effet, il doit être en relation avec différents collaborateurs et surtout être proche des clients pour comprendre leurs besoins et attentes. Le plus souvent, il va collaborer avec différents intervenants comme les clients, les traiteurs, les propriétaires de lieux pour les salons, séminaires et autres événements, les fournisseurs, les partenaires… Enfin, l’organisateur d’événements doit être inspiré et créatif pour assurer l’originalité et la réussite de chaque événement qu’il doit organiser. Il doit instaurer sa touche personnelle pour avoir de la notoriété et se démarquer de ses concurrents.

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