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Séance de formation

Comment préparer et animer une bonne formation professionnelle

Apprendre des conseils et des techniques pour une formation efficace en milieu de travail. Car toute la planification a été faite. Toute la préparation est prise en charge. Vous connaissez vos besoins de formation, vous vous êtes fixé des objectifs, la direction est derrière vous, vous avez fait la promotion de votre calendrier de formation et vous avez préparé du matériel, des locaux et du personnel. Le temps est enfin venu : Le jour de l’entraînement est arrivé. Voici quelques conseils et techniques spécifiques pour vous aider à diriger une séance d’entraînement efficace qui vous permettra d’atteindre vos objectifs d’une manière agréable et engageante pour tous les participants.

Conseils pour faire une bonne formation

Il existe 12 techniques éprouvées pour mener à bien une session de formation :

  1. Dites aux stagiaires ce que vous allez couvrir. Introduisez votre session par un bref aperçu des principaux points du sujet de la formation.
  2. Donnez-leur l’information. Dans la partie principale de la séance, expliquez les points clés, passez en revue les politiques, démontrez les procédures et relatez toute autre information que les stagiaires ont besoin de connaître.
  3. Dis-leur ce que tu leur as dit. Concluez par un résumé de votre aperçu d’ouverture. Utiliser la répétition pour aider les stagiaires à saisir et à retenir l’information.
  4. Expliquez toujours ce que les stagiaires vont voir avant de montrer une partie multimédia. Cette pratique crée un meilleur environnement d’apprentissage en aidant les stagiaires à savoir ce qu’il faut rechercher et ce dont il faut se souvenir. Expliquer la finalité du multimédia assure une réception efficace de l’information.
  5. Utilisez autant de formation pratique que possible. L’entraînement le plus efficace utilise tous les sens pour affecter l’apprentissage. Démontrer et appliquer les points d’enseignement pour créer une meilleure compréhension et une meilleure connaissance du sujet.
  6. Tester fréquemment. Les tests sont plus efficaces lorsque les élèves savent qu’ils seront interrogés, parce qu’ils porteront une attention particulière au matériel. Les tests sont un moyen objectif de déterminer si la formation a atteint ses objectifs.
  7. Impliquer les stagiaires. Par exemple, demandez aux participants de partager leurs expériences sur le sujet de la formation. De nombreux stagiaires sont des personnes expérimentées qui ont des informations précieuses à apporter. Tous les stagiaires tireront un meilleur parti des séances en entendant parler de l’expérience de leurs collègues sur le sujet – et pas seulement des points de cours du formateur. Le fait d’entendre différentes voix permet également de varier les séances et des rendre intéressantes. Structurer le temps d’interaction dans toutes vos sessions.
  8. Répétez les questions avant d’y répondre. Cette pratique permet de s’assurer que tous les participants connaissent la question afin qu’ils puissent donner un sens à la réponse.
  9. Analysez la session au fur et à mesure. Soyez toujours à l’affût de ce qui fonctionne le mieux. Lorsque vous découvrez une nouvelle technique ou méthode, notez-la sur votre matériel de formation afin qu’elle puisse être incorporée dans le plan de formation qui sera utilisé lors de séances ultérieures.
  10. Gardez votre session sur la bonne voie. Commencez à l’heure et finissez à l’heure. Ne retardez pas les cours en attendant les arrivées tardives. Dirigez la classe selon l’horaire et ne vous éloignez pas trop du cours. Le fait d’ouvrir la discussion entre les participants peut mener à des tangentes pertinentes, mais ne laissez pas les questions secondaires prendre le dessus. Demandez s’il y a suffisamment d’intérêt pour poursuivre une session séparée sur ce sujet, mais ramenez cette classe au plan de leçon.
  11. Mettez-vous à leur place. Faites des pauses fréquentes, surtout pour les séances d’une demi-journée ou d’une journée entière.
  12. Solliciter des commentaires sur la séance de formation. Les critiques fonctionnent mieux lorsqu’elles sont écrites et anonymes, à moins qu’un stagiaire ne se porte volontaire pour discuter de ses pensées en personne. L’apport des stagiaires est essentiel pour faire de la prochaine séance – et du programme de formation dans son ensemble – plus efficace.

Ces 12 étapes sont la base d’une formation solide qui fonctionne efficacement et qui transmet l’information nécessaire pour atteindre les objectifs de la session. Ils comprennent également des façons de commencer à améliorer la formation à la volée. En d’autres termes, vous ne pouvez pas vous tromper en suivant ces étapes à chaque séance d’entraînement que vous exécutez.

Il est toutefois possible d’être un peu plus créatif et mémorable en utilisant certaines des techniques innovantes suivantes.

Rendre l’entraînement mémorable

Il existe des méthodes de formation plus souples qui ne sont pas nécessairement essentielles pour transmettre l’information, mais qui peuvent rendre la réception de données ou d’instructions beaucoup plus agréable, ce qui incitera les stagiaires à s’impliquer et les aidera à retenir plus d’information.

Faire une bonne formation

Rendre l’apprentissage amusant
Pourquoi ? Parce que les stagiaires ne seront pas enthousiastes si les sessions de formation sont sèches et ennuyeuses. Peu d’employés réagissent à des concepts ou des théories complexes ou s’en souviennent ; ils veulent apprendre des renseignements pratiques sur ce qu’ils peuvent faire pour obtenir de meilleurs résultats aujourd’hui. S’ils ne trouvent pas le message divertissant, ils ne le conserveront pas. Puisque la variété est le piment de la vie, utilisez plusieurs méthodes de formation différentes pour faire participer les stagiaires de diverses façons. Travaillez également à alterner le rythme de chaque session pour maintenir le niveau d’intérêt des stagiaires à un niveau élevé.

Utiliser l’humour
L’humour aide à maintenir l’enthousiasme aux niveaux les plus élevés. Les formateurs peuvent faire valoir un point plus efficacement en utilisant l’humour qu’en noyant les stagiaires dans les statistiques ou les théories. Évitez de raconter des blagues, cependant, parce que l’humour est si subjectif que quelqu’un dans votre auditoire pourrait être offensé et perdre la trace de la formation pour le reste de la séance. L’humour personnel et auto-dépréciateur est la façon la plus sûre d’y aller.

Utilisez des matériaux qui sont bien emballés et qui communiquent de la valeur. L’emballage professionnel est un outil puissant pour donner une bonne première impression.

Encourager la participation
Rendre la session vivante en engageant les participants dans le processus d’apprentissage. En fait, essayez de consacrer près de 80 % de votre temps de formation à la participation des groupes. Encouragez tous les participants à parler librement et franchement, car l’apprentissage est plus facile lorsqu’il s’agit de sentiments.

Construire l’estime de soi
Les employés veulent, à juste titre, savoir ce qu’ils en retirent. Ils savent que la plupart des programmes de formation sont conçus pour faire de l’argent pour l’entreprise, mais la formation remonte rarement le moral des employés ou les aide à s’améliorer dans leur propre vie. Créez un environnement gagnant-gagnant en utilisant le programme de formation pour renforcer l’estime de soi et l’estime de soi des participants.

Liste de contrôle du jour de formation

Voici une liste de contrôle de dernière minute pratique pour vous assurer que tout est prêt pour votre session de formation :

  • Habillez-vous convenablement. Utilisez votre analyse de l’auditoire pour déterminer quoi porter. En général, assortissez votre façon de vous habiller à celle de vos stagiaires – ou faites preuve d’un peu plus de professionnalisme.
  • Arrivez tôt. Donnez-vous le temps de vérifier les arrangements de dernière minute et de vous préparer mentalement pour la séance.
  • Vérifiez la disposition des sièges. Assurez-vous que l’installation est idéale pour le style de formation que vous voulez utiliser et ayez quelques chaises supplémentaires pour les stagiaires de dernière minute.
  • Vérifier la température ambiante. Ajustez-le en fonction du nombre de personnes qui seront dans la pièce et de la taille de l’espace que vous occuperez tous.
  • Vérifier le matériel audiovisuel. Effectuez un dernier essai pour vous assurer que tout fonctionne toujours bien.
  • Vérifiez les prises électriques. Assurez-vous que toutes vos connexions sont sûres. Ne traînez pas de cordons sur les trottoirs ou les bandes de protection contre les surcharges.
  • Vérifier les interrupteurs d’éclairage. Sachez quels interrupteurs activent quels éclairages vous permettent d’obtenir l’éclairage idéal pour le matériel audiovisuel et la prise de notes.
  • Vérifier l’équipement d’assombrissement des fenêtres. Assurez-vous que les stores ou les stores fonctionnent correctement.
  • Vérifier les arrangements. Assurez-vous d’avoir tout ce dont vous avez besoin, y compris l’espace de formation pour toute la période où vous en avez besoin.
  • Disposer les fournitures scolaires. Si vous allez faire la démonstration d’outils ou d’équipement, assurez-vous d’avoir tout ce dont vous avez besoin.
  • Préparer le matériel de cours. Décidez s’il faut distribuer des polycopiés sur une table pour que les stagiaires puissent les ramasser à leur arrivée ou les déposer à chaque siège.

Ce sont toutes des techniques efficaces pour mener à bien une session, mais quel genre de personne faut-il pour faire la formation ? Les meilleurs entraîneurs ont plusieurs qualités qui les rendent bons dans ce qu’ils font. Consultez la liste ci-dessous pour voir quelles qualités vous possédez déjà – et pour déterminer quels domaines vous pourriez améliorer.

Qualités des formateurs efficaces

Alors que certaines de ces qualités sont évidemment nécessaires pour toute personne occupant un poste d’enseignant, d’autres peuvent ne pas sembler aussi nécessaires, comme être patient ou ouvert d’esprit. Tous ces attributs, cependant, contribuent à faire des entraîneurs de premier ordre. Tous les meilleurs formateurs sont :

  • Bons communicateurs
  • Ils parlent bien, expriment clairement leurs pensées et ont un style de présentation engageant.

    Préparer une formation

Connaissances

Ils comprennent tous les concepts et connaissent tous les détails. Ils peuvent répondre aux questions de manière approfondie et à un niveau que les stagiaires comprennent. S’ils ne peuvent jamais répondre à une question, ils savent exactement où s’adresser pour obtenir cette réponse et ils promettent de le faire dès que possible.

Expérimenté

Ils savent de quoi ils parlent. Ils sont allés sur le terrain pour faire ce qu’ils enseignent à l’entraînement.

Leur style de personnalité peut varier, mais ils aiment travailler avec les gens. Ils peuvent faire participer des groupes de personnes et travailler avec elles pour atteindre leurs objectifs de formation.

Ils reconnaissent la valeur de l’apprentissage dans leur propre vie et veulent aider les autres à apprendre. Ils trouvent de la satisfaction à partager avec les autres les compétences et les connaissances qu’ils ont acquises grâce à leur travail acharné et à leur persévérance.

Ils comprennent que les gens apprennent de différentes façons et à différents rythmes. Ils prennent le temps de s’assurer que chaque stagiaire comprend ce qui se passe et quitte les sessions de formation avec les compétences et les connaissances qu’il est venu acquérir.

Ils respectent le point de vue des autres et savent qu’il existe souvent de nombreuses façons d’atteindre les mêmes objectifs. Ils ne supposent pas qu’ils savent tout, mais sont plutôt prêts à écouter les stagiaires et à apprendre d’eux.

Ils apportent leur ingéniosité et leur curiosité naturelle à la tâche d’entraînement. Ils créent un environnement dans leurs sessions de formation qui encourage l’apprentissage et incite les stagiaires à aller au-delà de ce qu’ils savent déjà pour explorer de nouvelles idées et méthodes.

Ils connaissent leur matériel, leurs objectifs et leur plan de présentation. Ils ont vérifié que tout l’équipement qu’ils s’attendent à utiliser pour la formation est en place et opérationnel. Ils se sont assurés que toutes les fournitures et le matériel de soutien sont disponibles en quantité suffisante.

Ils sont en mesure d’adapter leur plan de formation pour s’adapter à leur auditoire tout en atteignant tous les objectifs de formation.

bien organisée.
De bons entraîneurs peuvent accomplir plusieurs tâches à la fois. Ils savent gérer leur temps et leur travail.

Formation en salle de classe ou dirigée par un instructeur

Cette méthode d’entraînement est toujours la plus populaire en raison de son interaction personnelle et de sa flexibilité. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de l’apprentissage en dehors de la salle de classe :

  • Précisez les grandes lignes des notes de cours ; ne les lisez pas.
  • Concevoir chaque partie de la conférence pour renforcer un objectif de formation.
  • Utilisez toujours des aides visuelles, comme des transparents, des tableaux à feuilles mobiles ou des diapositives.
  • Encouragez les stagiaires à participer en leur remettant des guides de prise de notes et des documents à suivre pendant la conférence.
  • Divisez la présentation préparée en invitant les stagiaires à faire part de leurs commentaires et en racontant des histoires pour illustrer les points soulevés.
  • Dans la mesure du possible, combinez les cours magistraux avec d’autres méthodes en classe, comme des ateliers ou des jeux de rôle, pour renforcer et illustrer les points soulevés dans le cours.

    Formation professionnelle

Comment utiliser les documents

Les polycopiés bien conçus remplissent de nombreuses fonctions utiles au cours d’une séance de formation – mais seulement s’ils sont bien conçus et utilisés de façon appropriée. Voici comment créer des documents utiles et les utiliser le plus efficacement possible pendant la formation :

  • Donnez un aspect professionnel à vos documents en utilisant du papier de qualité et une bonne imprimante ou un photocopieur de haute qualité. Si vous avez le budget, utilisez des documents en couleur.
  • Laissez beaucoup d’espace blanc sur les documents à distribuer en veillant à ce que l’information soit simple, directe et claire. Donnez aux participants la possibilité de prendre des notes.
  • Utilisez des gros caractères faciles à lire. Ne mélangez pas les caractères.
  • Utilisez des puces et des bordures pour organiser l’information et rendre les points faciles à suivre.
  • Utilisez les vedettes pour les questions et les titres importants.
  • Dans la mesure du possible, utilisez des graphiques pour illustrer les points importants.
  • Utilisez des papiers de différentes couleurs pour les documents à distribuer sur différents sujets.
  • Numérotez les documents à distribuer pour pouvoir les consulter facilement lorsque vous les passez en revue avec les participants.
  • Attendez la fin de la séance pour distribuer les documents que vous ne discuterez pas en classe afin d’éviter de distraire les participants pendant la séance.
  • N’oubliez pas : Les polycopiés complètent une présentation, ils ne sont pas la présentation elle-même.

PowerPoint

Les présentations PowerPoint sont l’un des outils de formation les plus populaires et les plus puissants actuellement utilisés. Comme avec n’importe quel outil, il y a une bonne façon et une mauvaise façon de l’utiliser – et l’efficacité de l’outil est directement proportionnelle à la façon dont il est utilisé. Voici comment utiliser le plus efficacement possible les présentations PowerPoint :

  • Décrivez les principaux points et messages de votre présentation avant de créer une seule diapositive. L’histoire passe en premier, puis les diapositives.
  • Faites des diapositives simples. N’utilisez que trois à cinq puces et un ou deux graphiques par diapositive.
  • Réduisez au minimum l’animation. Ne l’utilisez pas juste parce qu’il est là. Le logiciel vous permet de faire bouger le texte et les images, de cligner des yeux, de faire des fondu enchaîné, de faire un fondu enchainé, etc., mais la plus grande partie de ce mouvement n’est qu’une distraction et ne fait qu’entraver la rétention du public des points que vous essayez de faire. Les stagiaires peuvent accorder plus d’attention aux jolies couleurs ou aux effets impressionnants des mots qui arrivent qu’à l’information qu’ils contiennent.
  • Limitez le nombre de diapositives entre 20 et 30. Il s’agit généralement d’une quantité confortable d’information à donner dans une présentation d’une heure. Moins de diapositives peuvent ne pas couvrir adéquatement un sujet et plus de diapositives peuvent causer une surcharge d’information chez les stagiaires.
  • Exécutez votre présentation plusieurs fois sur votre propre ordinateur pour résoudre les problèmes éventuels. Exécutez-le également plusieurs fois sur l’ordinateur que vous utiliserez en classe pour vous assurer qu’il fonctionne correctement sur cette machine.
  • Tout en faisant votre présentation dans la salle de formation, trouvez le meilleur endroit pour vous positionner. Choisissez un endroit qui vous donne un accès facile aux diapositives à l’avance ainsi qu’une disponibilité pour les membres de l’auditoire afin que vous puissiez voir s’ils veulent que vous leur posiez des questions ou commentiez les points d’une diapositive.
  • Lorsque vous répétez votre présentation, essayez d’éclairer la salle pour vous assurer que les diapositives sont bien visibles et qu’il y a suffisamment de lumière pour que les stagiaires puissent prendre des notes.
  • Commencez chaque séance en donnant un bref aperçu du sujet et/ou en demandant aux participants ce qu’ils s’attendent à apprendre avant de commencer la présentation. Cela établit un lien entre vous et le public dans lequel vous pouvez créer une atmosphère de.
  • L’interactivité avant d’éteindre les lumières, ce qui pourrait empêcher les membres de l’auditoire de s’exprimer si vous n’avez pas préparé le terrain pour qu’ils se sentent libres de le faire.

    Conseil pour animer une formation

Pièges de la formation

Dans un monde idéal, la formation sera toujours un succès. Cependant, il y a des façons dont l’entraînement peut mal tourner, et l’averti est prévenu à l’avance. Selon un atelier de planification stratégique de 2001 sur le capital humain parrainé par le Programme d’éducation et de formation des travailleurs (WETP) du National Institute of Environmental Health Sciences (NIEHS), il existe plusieurs problèmes possibles qui peuvent mener à l’épuisement professionnel des formateurs ou à un programme de formation moins fructueux que réussi. Voici ce qui peut mal se passer, ainsi que les moyens de corriger la situation:

Comment les entraîneurs développent l’épuisement professionnel

  • Ils s’enlisent dans la routine en s’entraînant toujours sur le même sujet.
  • Ils s’enlisent dans la routine en utilisant toujours les mêmes méthodes d’entraînement.
  • Ils sont découragés par le manque de soutien de la direction.
  • Ils ont les mains liées par un budget inadéquat.
  • Ils ne reçoivent pas de formation continue des formateurs.
  • Ils ne reçoivent pas le matériel ou l’instruction appropriés pour la formation au-delà des barrières linguistiques ou des différences culturelles.
  • Ils ne se rendent pas suffisamment sur le terrain pour personnaliser leur formation au-delà de l’apprentissage des livres.

Comment maintenir la fraîcheur des formateurs

  • Faites pivoter les formateurs sur différents sujets.
  • Encourager l’utilisation de diverses méthodes de formation.
  • Faites la promotion de votre programme auprès de la direction et obtenez son appui verbal et public ; demandez à la direction d’encourager personnellement les formateurs.
  • Présenter un budget réaliste et ambitieux qui répond à tous vos besoins de formation.
  • Encourager et assurer la formation continue et le développement de carrière des formateurs.
  •  Évaluez à l’avance votre public cible de formation et fournissez aux formateurs du matériel adapté à la langue et de l’information interculturelle.
  • Faire en sorte que les formateurs visitent régulièrement les opérations dans lesquelles ils s’entraînent afin de se tenir au courant des nouvelles méthodes.

    Formation pro

Pourquoi les programmes d’entraînement échouent-ils ?

  • Aucun objectif de formation n’est fixé.
  • Les objectifs de formation ne correspondent pas aux objectifs de l’entreprise.
  • Aucune mesure de responsabilisation n’est mise en place pour les formateurs ou les stagiaires.
  • La formation est considérée comme un événement ponctuel et non comme un besoin continu.
  • Peu ou pas de soutien de la part de la haute direction.

Comment faire de votre programme d’entraînement un succès

  • Fixer des objectifs de formation spécifiques avec un comité incluant la haute direction.
  • Aligner les objectifs de formation directement sur les objectifs stratégiques et financiers de l’entreprise.
  • Mettre en place un système de responsabilisation pour mesurer l’efficacité des formateurs et des stagiaires ; déterminer si les formateurs communiquent l’information avec succès et si les stagiaires appliquent avec succès ce qu’ils ont appris pour améliorer leur rendement professionnel.
  • Concevoir un calendrier de formation qui comprend une formation continue, comme une formation pour débutants, une formation intermédiaire, une formation avancée et une formation de recyclage. Intégrer ce calendrier dans le calendrier des jours fériés et autres événements de l’entreprise.
  • Ayez toujours un représentant de la haute direction au sein de votre comité de formation pour vous assurer que la formation fait partie intégrante des plans de réussite présents et futurs de votre entreprise.

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